Audit Management

Audit Planung und Audit Durchführung

Audit Planung und Audit Durchführung

Audit Management: Wenn es um Ihr Audit geht - Beratung und Planung eines Auditprozesses

Audit gemäß DIN EN ISO 19011: Fragen wagen, durch Fragen führen und Transparenz schaffen

Ist Qualität allgemeingültig und einheitlich? Bestimmt nicht und vor allem nicht überall, dafür aber die Methoden und Möglichkeiten, sie in die Prozessabläufe eines Unternehmens zu integrieren und dort zu verankern. Die dafür zuständige Richtlinie heißt DIN EN ISO 19011. Und ihr Name ist Ihr Programm - als interner wie externe Auditor. Schließlich tragen Sie die Verantwortung dafür, dass alle erforderlichen Qualitätsmanagement-Prozesse durchgesetzt, überwacht und stetig weiterentwickelt werden. Egal, ob System-, Prozess- oder Produktaudit: Am Ende zählt, dass das Audit systematisch und objektiv durchgeführt und dokumentiert wurde. So weit die Theorie. Doch, wie sieht es mit und in der Praxis aus?

Tatsächlich stoßen interne wie externe Auditoren nicht selten auf Widerstände im zu prüfenden Unternehmen. So "wehren" sich nicht selten Prozess-, System- und Produktverantwortliche gegen entsprechende Befragungen - und das, obgleich auch sie wissen (sollten), dass das Ziel eines jeden Audits nicht Kontrolle und Fingerzeige auf Missstände, sondern das Aufzeigen möglicher Verbesserungspotenziale innerhalb einzelner Prozesse ist. Schließlich geht es darum, anhand der Ergebnisse des Qualitätsmanagement-Audits Schritte zu definieren, um interne Abläufe innerhalb des Unternehmens noch effizienter zu gestalten.

Am Ende soll nämlich für alle klar und ersichtlich werden, dass sich Qualitätsmanagement lohnt - für das Unternehmen im Allgemeinen und für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Speziellen.

Audits: Streit oder konstruktive Auseinandersetzung?

Interne wie externe Audits verlangen viele Formalitäten, also beispielsweise einen Auditrahmenplan, der die zu auditierenden Bereiche wie auch die jeweiligen Ansprechpartner und auch relevante Dokumente wie das Qualitätsmanagement-Handbuch festlegt. Am Ende aber lohnt sich dieser "rigide" Fahrplan entsprechend formaler Auditkriterien, sorgt er doch im Vorfeld und im Nachhinein für Transparenz und eine unparteiliche Beurteilung, die sich strikt an Fakten orientiert. Andererseits sorgt ein Audit nicht selten auch für Widerstände seitens der jeweilgen Ansprechpartner. "Muss das sein?" "Ich habe wirklich wenig Zeit!" Diese und andere "Ausreden" hören Auditoren nicht selten.

Wie also überwindet man solche Barrieren? Schließlich ist das Ziel eines Audits ja, einen Auditnachweis zu erbringen, der relevante Feststellungen enthält - und vor allem Hinweise darauf, wie sich das Qualitätsmanagement in der Praxis noch besser und effizienter umsetzen lässt. Anders gesagt, nützt ein Auditnachweise zum Selbstzweck niemandem. Ein Audit nur deswegen durchzuführen, um am Ende nachweisen zu können, dass man ein Audit gemacht hat, kommt dem "Lügen in die eigene Tasche" sehr nah.

Auch und gerade deswegen müssen Auditoren hartnäckig und dabei dennoch offen sein - in ihrem Beharren auf Gesprächen und beim Formulieren der entsprechenden Fragen. Es geht nicht darum - und das sollten Auditoren bei ihren Gesprächen immer wieder bedenken und kommunizieren - andere Mitarbeiter/innen persönlich zu beurteilen, sondern darum objektive Informationen zu sammeln, diese auszuwerten und daraus am Ende eine Handlungsempfehlung ableiten zu können.

Natürlich ist es als Auditor und angesichts der Tatsache, dass letztlich auf fehlerhafte Dienstleistungen und Produkte oder auch auf Korrekturmaßnahmen hingewiesen wird, nicht leicht in einen entspannten Dialog mit Verantwortlichen zu treten. Aber andererseits ist es auch nicht unmöglich...